¶ Процесс приема сотрудника
¶ Что изменилось в процессе
ИТ не должен участвовать во всей HR-переписке по условиям работы. После изменения процесса в Битрикс24 в ИТ должна приходить рабочая задача на доску: создать доступы, пригласить сотрудника и вернуть результат. Личные обсуждения условий, ставок и договоренностей в инструкцию не переносятся.
¶ Алгоритм
- Открыть задачу приема сотрудника в Битрикс24 и проверить ФИО, отдел, руководителя и нужные системы.
- Перевести задачу в работу, если фактически начали создавать доступы.
- Создать или проверить почтовый ящик в почтовой админке. Если ящик уже создан другим администратором, не дублировать его.
- Сразу сохранить почтовый доступ в Passwork: название, логин/почта, пароль, домен и понятную папку.[1]
- Пригласить сотрудника в Битрикс24: выбрать отдел или группу, указать почту, отправить приглашение.
- Создать пользователя в ТС через форму
Создание сотрудника в ТС: ФИО, логин, пароль и базовые данные. - В ТС скопировать права с сотрудника того же отдела или близкой роли.[2]
- Если отдел в Битрикс24 был пропущен при приглашении, открыть карточку сотрудника и поставить отдел после регистрации.
- Передать реквизиты руководителю сотрудника или назначенному ответственному, а не просто в HR-переписку.
- Проверить, что приглашение ушло, доступы сохранены, пользователь ТС создан и права не остались “по умолчанию”.
- Перевести задачу в
Решено/ закрыть после проверки результата.
¶ Почта и Passwork
Почта может быть формальной учетной записью для Битрикс24 и внутренних систем. Даже если к почте можно зайти через админку, пароль все равно нужно сохранить в Passwork: иначе через несколько дней будет непонятно, где искать доступ.
¶ Приглашение в Битрикс24
В приглашении важно не перепечатывать почту вручную, если ее можно скопировать из созданного доступа. Ошибка в одной букве приведет к лишней учетке или нерабочему приглашению.
Если руководитель пишет, что новому сотруднику “запрещен доступ”, не создавать нового пользователя сразу. Сначала проверить почту сотрудника и статус приглашения: письмо могло быть прочитано, но приглашение еще не принято.[3]
¶ Права в ТС
Права в ТС не настраивать “с нуля”, если нет точной матрицы доступа. Выбрать существующего сотрудника из того же отдела и скопировать права. Если аналог неочевиден, сначала уточнить у руководителя или у того, кто ведет этот участок.
¶ Что не делает эта инструкция
- Не создает учетку Active Directory: это зона системного администратора.
- Не хранит пароли в задаче, личке или wiki.
- Не решает кадровые условия и ставки; ИТ фиксирует только доступы и техническое выполнение.
Passwork - источник правды по паролям. Если доступ отправили в личку и не занесли в Passwork, он фактически потерян для передачи дел. ↩︎
В видео отдельно отмечено: если в ТС создать пользователя без ограничений, может оказаться открыто слишком много. Поэтому права копируются с похожего сотрудника. ↩︎
В новом видео был живой эпизод: приглашение в Битрикс24 отправлено и прочитано, но сотрудник его не принял. Поэтому проблема выглядела как “доступ запрещен”, хотя ИТ уже отправил приглашение. ↩︎