¶ Постановка задачи вручную
Эта инструкция нужна, когда рабочая просьба пришла устно, в личном сообщении, в чате или во время разбора другой задачи. Цель - не просто создать карточку, а сразу сделать ее пригодной для контроля: понятное описание, правильные участники, тег, стадия и напоминание при необходимости.
¶ Когда заводить отдельную задачу
- Если просьбы относятся к разным заказчикам, отделам, городам, контурам или исполнителям, заводить отдельные задачи.
- Если одна просьба требует действий администратора, а другая - проверки/ответа от другого человека, не склеивать их в одну карточку.[1]
- Если обращение пришло от конкретного автора, сохранить его исходный текст в описании, чтобы потом было понятно, что именно просили.
- Если задача появилась во время разговора, сначала создать минимальную карточку, потом дочистить поля: исполнитель, постановщик, наблюдатели, тег, стадия.
¶ Создание задачи
- Открыть группу/проект
HELPDESKв Битрикс24. - На доске нажать
+в нужной колонке или кнопкуСоздать. - В название вынести короткий результат, который нужно получить: не “вопрос”, а что настроить, проверить или исправить.
- В описание вставить исходное обращение или кратко переписать его без потери деталей.
- Если нужно больше полей, перейти в полную форму.
- Проверить, что проект указан как
HELPDESK. - Нажать
Создать.
¶ Участники и роли
Постановщик- тот, от кого пришла просьба или кто отвечает за бизнес-контекст. Если задача создана администратором от себя, но запрос пришел от другого человека, постановщика можно поменять.Исполнитель- тот, кто реально должен сделать работу. В видео для задач по телефонии исполнителем ставили Сергея, даже если автор обращения был другой.Соисполнитель- использовать, если второй человек должен именно участвовать в выполнении, а не просто быть в курсе.Наблюдатели- добавить людей, которым нужно видеть ход задачи или подсказать маршрут. Не добавлять всех подряд: наблюдателей потом могут закидывать в большое количество уведомлений.[2]- Если нужного наблюдателя или отдела не удается найти, добавить ближайшего ответственного и попросить его уточнить, кого еще поставить.
¶ Теги, стадия и срок
- Поставить тег по смыслу задачи: например
Админ,Разработка,ТС,Доработка. - Теги нужны не для красоты, а для будущей аналитики: сколько задач пришло на админов, разработку, ТС и другие участки.
- Если задача уже понятна и не требует первичного разбора, перевести ее из
НовыевBacklog. - Если данных не хватает, оставить/перевести в уточнение и задать конкретный вопрос.
- Крайний срок по умолчанию может появляться автоматически. Если он не несет смысла, не строить по нему управление; при необходимости срок убрать или игнорировать как технический автосрок.[3]
¶ Напоминание
Напоминание использовать для личного контроля: спросить исполнителя, вернуться к зависшей задаче, проверить ответ заказчика. В Битрикс24 напоминание можно поставить себе или исполнителю на конкретную дату и время.
¶ Проверка перед созданием
- Название понятно без просмотра переписки.
- Описание содержит исходный запрос или рабочую выжимку.
- Разные просьбы не смешаны в одну задачу.
- Исполнитель и постановщик не перепутаны.
- Наблюдатели добавлены осмысленно.
- Проект
HELPDESKвыбран. - Тег поставлен.
- Стадия соответствует состоянию:
Новые,Backlog,Уточнениеи т.п. - При необходимости стоит напоминание.
В видео отдельно разбирали две похожие просьбы по телефонии: формально тема одна, но заказчики и действия разные, поэтому задачи создавались отдельно. ↩︎
Наблюдатель получает уведомления и видит задачу. Если добавить человека без необходимости, это создает лишний шум. ↩︎
Автосрок помогает не забыть задачу, но не заменяет реальный срок, согласованный с заказчиком или исполнителем. ↩︎